Trzydzieści godzin w miesiącu.
W teorii to niewiele. W praktyce to często jedna rozmowa, jedna publikacja, jeden mail, który sprawia, że coś w biznesie rusza dalej. Godziny, które w małej firmie bardzo często znikają w zadaniach, które „tylko na chwilę” trzeba ogarnąć: sprawdzić nabór dofinansowania, odpisać klientce, wysłać dokument
do księgowej, opublikować post czy wystawić fakturę.
I właśnie od takich rzeczy zaczęła się historia mojej klientki.
Prowadzi jednoosobową działalność od sześciu lat. Zajmuje się holistycznymi terapiami, jest terapeutką, szkoleniowcem, a do tego wykładowczynią akademicką. Ma wiedzę, doświadczenie i grono klientów, którzy wracają. Z zewnątrz wygląda to jak dobrze poukładany biznes.
Od środka wyglądało trochę inaczej.
Bo kiedy prowadzisz firmę solo, bardzo łatwo wejść w rolę osoby od wszystkiego. Ekspertki, terapeutki, twórczyni programu szkoleniowego, ale też osoby od dokumentów, social mediów, kontaktu z klientkami, fiszek, terminów i formalności.
Przez długi czas to działało. Aż przestało.
Nie dlatego, że coś się zawaliło. Tylko dlatego, że coraz częściej łapała się na tym, że zamiast rozwijać swoją pracę terapeutyczną i szkoleniową, poświęca czas nad rzeczami, które nie rozwijają jej firmy , a tylko ją frustrują.
W pewnym momencie pojawiło się zdanie, które słyszę częściej, niż mogłoby się wydawać: „Wiem, że powinnam delegować, ale jestem jeszcze za mała”.
Kiedy przychodzi moment na delegowanie w biznesie
Do naszej rozmowy wcale nie doszło dlatego, że szukała partnera operacyjnego. To jej przyjaciółka mnie znalazła, połączyła nas i tak umówiłyśmy się na pierwsze spotkanie. W jego trakcie opowiedziałam jej, jak pracuję i jak wyobrażam sobie taką współpracę w praktyce.
To był moment, w którym zaczęła naprawdę przyglądać się swojej codzienności.
Z jednej strony rozwijała ofertę szkoleniową, planowała wejście do Bazy Usług Rozwojowych z dofinansowaniem i pracowała z klientkami indywidualnymi.
Z drugiej strony każdego miesiąca sporą część energii zabierały rzeczy, które w dobrze poukładanym biznesie powinny po prostu działać w tle.
I wtedy pojawiła się decyzja – działamy!
Co w praktyce oznacza 30 godzin wsparcia operacyjnego
Najczęściej, gdy przedsiębiorczynie słyszą o delegowaniu, wyobrażają sobie pojedyncze zadania: ktoś opublikuje post, ktoś odpowie na kilka maili. W praktyce skalowanie biznesu zaczyna się dopiero wtedy, gdy pojawiają się struktury i procesy.
W jej przypadku oznacza to między innymi obsługę całego zaplecza związanego z Bazą Usług rozwojowych. Regularnie wyszukujemy nowe nabory, publikujemy karty usług, pilnujemy terminów, wspieramy proces fiszek i kontakt z klientkami. Dzięki temu jej oferta szkoleniowa może pojawić się w BUR, a ona nie musi każdej formalności pilnować osobiście.
Równolegle działa zaplecze komunikacyjne. Harmonogram social media jest zaplanowany, rolki są montowane i publikowane, powstają kreacje reklamowe. Dokumenty trafiają do księgowej na czas, faktury są wystawione, a sprawy administracyjne nie blokują jej dnia.
To właśnie wygląda delegowanie w praktyce: rzeczy, które wcześniej zajmowały głowę właścicielki firmy, przestają być codziennym tematem.
Co zmienia się, kiedy odzyskujesz czas przedsiębiorcy
Najciekawsze w tej historii jest to, co dzieje się z czasem, który nagle wraca do właścicielki biznesu.
Moja klientka nie wykorzystuje tych godzin na „odpoczynek od firmy”. Wykorzystuje je dokładnie tam, gdzie jej rola jest naprawdę nie do zastąpienia.
Chodzi na networking i buduje relacje, które przeradzają się w nowe współprace. Pracuje nad materiałem do swojej książki. Rozwija koncepcje szkoleń i przedsięwzięć edukacyjnych, które chce realizować nie tylko w Polsce, ale również za granicą. Przygotowuje się do wprowadzenia nowych programów szkoleniowych.
Krótko mówiąc, robi rzeczy, które rozwijają firmę zamiast ją tylko utrzymywać.
3600 zł miesięcznie. Czy to naprawdę koszt?
Dla wielu właścicielek firm to moment zatrzymania się i zastanowienia: czy to już czas na taką decyzję?
Ona sama mówi o tym bardzo jasno. Dla niej to nie jest koszt. To inwestycja w to, żeby jej rola w firmie była dokładnie tam, gdzie powinna być.
Ekspertka od medycyny chińskiej, terapeutka i szkoleniowiec nie buduje wartości swojej firmy przez wystawianie faktur czy pilnowanie publikacji postów. Buduje ją przez wiedzę, relacje, rozwój oferty i odwagę wchodzenia na nowe rynki.
A żeby to robić, potrzebuje przestrzeni.
Struktury, procesy i skalowanie biznesu
Wiele świetnych ekspertek w branży terapeutycznej, szkoleniowej czy edukacyjnej dochodzi w pewnym momencie do tego samego miejsca. Mają wiedzę, doświadczenie i klientów, ale ich biznes wciąż opiera się głównie na ich osobistym czasie.
Dlatego tak ważne są struktury, procesy i świadome delegowanie. Nie po to, żeby firma wyglądała „bardziej profesjonalnie”, tylko po to, żeby mogła rosnąć bez zwiększania liczby godzin pracy właścicielki.
Bo skalowanie biznesu rzadko zaczyna się od większej liczby klientów. Zaczyna się od decyzji, że nie wszystko musi przechodzić przez Ciebie.
A gdybyś odzyskała 30 godzin miesięcznie?
To pytanie, które często zadaję właścicielkom firm. Nie: czy potrzebujesz wsparcia.
Tylko: co zrobiłabyś z trzydziestoma dodatkowymi godzinami w miesiącu, gdyby Twój biznes miał już swoje zaplecze operacyjne?
Moja klientka wykorzystuje je na rozwój nowych projektów, budowanie relacji
i tworzenie rzeczy, które będą pracowały na jej markę przez kolejne lata.
I właśnie dlatego dla niej te 30 godzin to nie koszt. To jedna z ważniejszych decyzji rozwojowych w jej firmie.
Jeśli prowadzisz biznes i czujesz, że coraz więcej Twojej energii pochłania operacyjność, bardzo możliwe, że jesteś dokładnie w tym miejscu, w którym była ona jeszcze kilka miesięcy temu.
A z tego miejsca naprawdę da się zrobić krok dalej.
