Pracujesz cały dzień, a najważniejsze tematy w firmie i tak stoją w miejscu? Oto 4 powody, przez które właścicielki biznesów są stale przeciążone – sprawdź jak odzyskać czas na rozwój firmy.
Cały dzień w ruchu. Odpisujesz, oddzwaniasz, sprawdzasz, przesuwasz, potwierdzasz, gasisz, dopinasz. A wieczorem i tak masz wrażenie, że najważniejsze rzeczy znowu nie ruszyły.
Brzmi znajomo?
Wiele właścicielek firm nie ma dziś problemu z brakiem zaangażowania. Nie brakuje im motywacji, ambicji ani pracowitości. Problem polega na tym, że ich dzień pracy jest tak wypełniony bieżączką, że bardzo trudno znaleźć w nim miejsce na działania, które naprawdę rozwijają biznes.
I właśnie wtedy pojawia się to zdanie: „Nie wiem, gdzie mi ten czas ucieka”.
Prawda jest taka, że czas bardzo rzadko „ucieka”. Znacznie częściej jest rozpraszany, rozciągany i przeznaczany na rzeczy, które nie powinny już być codziennym zadaniem właścicielki firmy.
Rozproszenie, które kosztuje więcej, niż się wydaje
Powiadomienia. SMS-y. Telefony.Wiadomości od klientek. Mail od księgowej.
Ktoś chce „tylko dopytać”.Ktoś inny zająć tylko „minutkę”.
Każde z tych przerywników osobno wydaje się nieznaczące. Problem zaczyna się wtedy, kiedy składają się na cały dzień pracy. Bo nie chodzi tylko o sam moment odebrania telefonu czy odpisania na wiadomość. Chodzi też o to, ile czasu zajmuje powrót do skupienia.
W praktyce wygląda to tak, że siadasz do oferty, po chwili odpisujesz klientce, wracasz do dokumentu, za moment odbierasz telefon, później sprawdzasz coś „na szybko” i nagle mija godzina, a Ty dalej jesteś w połowie tego samego zadania.
Z zewnątrz wygląda to jak pracowity dzień. Od środka bardzo często przypomina życie w trybie ciągłego reagowania.
I właśnie w takim rytmie trudno mówić o spokojnym rozwoju firmy.
Cały czas dostępna dla wszystkich
Drugi powód, przez który właścicielki firm ciągle nie mają czasu, jest jeszcze bardziej podstępny. Jesteś dostępna dla wszystkich.
Dla klientów, pracowników, kontrahentów, podwykonawców.
Dla każdego, kto wie, że „na pewno odpiszesz”.
Na początku to często daje poczucie zaangażowania i dobrej obsługi. Z czasem zaczyna odbierać przestrzeń do pracy, która wymaga spokoju, decyzji i skupienia. Bo jeśli każdy ma do Ciebie dostęp przez cały dzień, to bardzo szybko okazuje się, że Twój kalendarz jest pełny, ale nie Twoimi priorytetami.
Pełny jest cudzymi sprawami. I to jest moment, w którym wiele kobiet w biznesie wpada w pułapkę. Myślą, że skoro są potrzebne i cały czas reagują, to firma działa.
A tymczasem bardzo często firma działa kosztem nich.
Czas nie jest z gumy – tylko bez planu zaczyna się rozlewać
Trzeci powód jest bardziej niewidoczny, ale równie ważny. Nie planujesz swoich działań w kalendarzu.
I nie chodzi tu o wielkie, kolorowe planery ani perfekcyjne rozpiski na każdą godzinę. Chodzi o prostą rzecz: jeśli nie decydujesz wcześniej, na co ma pójść Twój czas, to ten czas wypełni się sam.
Najczęściej bieżączką. Właśnie dlatego tak wiele właścicielek firm ma wrażenie, że ich dzień „jakoś się rozszedł”. Nie dlatego, że nic nie robiły. Tylko dlatego, że wszystko działo się obok planu.
A kiedy nie planujesz działań w kalendarzu, bardzo łatwo uwierzyć, że jeszcze się zmieszczą:
- przygotowanie oferty,
- oddanie faktur,
- napisanie posta,
- kontakt z wykonawcą,
- analiza umowy,
- wysłanie materiałów.
Tylko że czas nie jest z gumy. I w pewnym momencie te wszystkie rzeczy zaczynają lądować wieczorem.
Największy problem? Robisz rzeczy, których nie powinnaś już robić sama
I tu dochodzimy do sedna. Często problemem nie jest brak organizacji.
Problemem jest to, że dalej robisz rzeczy, które nie powinny już być na Twojej głowie.
To może być:
- pilnowanie faktur i dokumentów,
- odpowiadanie na organizacyjne wiadomości,
- wystawianie ofert,
- kontakt z wykonawcami,
- publikowanie treści,
- koordynowanie rzeczy, które w dobrze ustawionej firmie po prostu powinny dziać się w tle.
Wiele właścicielek firm przez długi czas funkcjonuje w takim modelu, bo „jeszcze dają radę”.
Tylko że to, że dajesz radę, nie znaczy, że tak powinno wyglądać prowadzenie firmy.
To, że potrafisz coś zrobić sama, nie znaczy, że to nadal jest najlepsze wykorzystanie Twojego czasu. I właśnie tu zaczyna się prawdziwa zmiana.
Nie od lepszego planera, kolejnej aplikacji i jeszcze jednej listy zadań. Tylko od decyzji, że nie wszystko musi już przechodzić przez Ciebie.
Brak czasu to często sygnał, nie problem charakteru
Bardzo nie lubię narracji, która mówi właścicielkom firm, że jeśli ciągle nie mają czasu, to po prostu są źle zorganizowane. Moim zdaniem to nie w tym tkwi problem.
Często oznacza to, że firma urosła szybciej niż jej zaplecze. Liczba tematów, klientów, projektów i decyzji już dawno przestała mieścić się w modelu „ogarniam wszystko sama”.
I wtedy brak czasu nie jest Twoją wadą. Jest sygnałem do tego, że potrzebujesz struktury, granic, lepszego przepływu informacji, a z czasem po prostu wsparcia, które zdejmie
z Ciebie część operacyjnych tematów.
A gdybyś przestała być dostępna dla wszystkich?
To pytanie warto sobie zadać. Nie: “jak lepiej zorganizować dzień?”.
Tylko: “co dziś najbardziej rozprasza mój czas i czy naprawdę musi nadal przechodzić przeze mnie”?
Bo bardzo możliwe, że problemem nie jest to, że za mało pracujesz. Tylko to, że zbyt dużo rzeczy w Twojej firmie nadal wymaga Twojej uwagi.
A z tego miejsca naprawdę da się wyjść. Nie przez większe spinanie się. Tylko przez mądrzejsze poukładanie tego, co dziś zabiera Ci energię każdego dnia.
Jeśli czytasz ten tekst i masz wrażenie, że od dawna pracujesz cały dzień, a najważniejsze tematy i tak stoją w miejscu, to bardzo możliwe, że nie potrzebujesz już kolejnej metody zarządzania czasem.
Możliwe, że potrzebujesz wsparcia, struktury i decyzji, że nie wszystko musi być dalej na Twojej głowie.
